Dalam mencapai tujuan, memiliki rencana adalah cara terbaik untuk mencapainya. Tanpa rencana, tujuan hanya menjadi keinginan yang jauh dan tidak mungkin. Model perencanaan dan pelaksanaan strategis Hoshin Kanri terdiri dari 7 langkah dan salah satu ciri khasnya adalah bahwa tujuan harus dikomunikasikan ke seluruh perusahaan, dengan demikian, setiap orang menyumbangkan pengetahuan yang paling tepat dari posisinya.

Bergabunglah dengan Pasirgaya untuk melihat tentang apa model ini, mengapa menggunakannya, dan bagaimana menerapkannya. Baca terus!

Apa itu Sistem Eksekusi Strategi Hoshin Kanri?

Sistem perencanaan dan pelaksanaan strategi Hoshin Kanri dikembangkan pada 1950-an oleh Profesor Yoji Akao, di tengah-tengah Jepang pascaperang. Dibuat dalam kerangka metodologi Total Quality Control (TQC), model manajemen strategis ini adalah tentang tujuan organisasi yang dibagikan di semua tingkat perusahaan dan dengan demikian setiap orang dapat berkontribusi dari pengetahuan dan kebutuhan posisi Anda.

Akao mengatakan bahwa setiap orang adalah ahli dalam pekerjaannya sendiri, sehingga pengalaman setiap orang tercermin dalam tujuan umum perusahaan,yang akan membuat perusahaan menjadi yang terbaik di bidangnya. Dengan demikian, semua pekerja dalam suatu organisasi diselaraskan menuju tujuan strategis yang sama.

Tapi dari mana nama model itu berasal? Dalam bahasa Jepang kata “ Hoshin” berarti arah atau jarum kompas dan “kanri” berarti pengendalian atau administrasi. Ini mencerminkan maksud dari model bahwa tujuan strategis organisasi memandu setiap keputusan dan tindakan.

Mengikuti analogi dengan jarum kompas, dapat dikatakan bahwa semua organisasi yang menggunakan model ini menemukan arah utara, karena mereka berhasil mengarahkan semua pekerja ke arah tujuan yang sama.

Mengapa model Hoshin Kanri berguna dalam sebuah organisasi ?

Lima prinsip model Hoshin Kanri mengungkapkan semua manfaatnya:

1. Tujuan strategis organisasi jelas dan dikomunikasikan dengan baik.

Ketika model Hoshin Kanri diimplementasikan, biasanya tiga sampai lima tujuan diidentifikasi untuk dikomunikasikan pada setiap tingkat organisasi. Ketika semua pekerja tahu apa tujuannya, membuat keputusan menjadi lebih mudah dan semua konflik dengan cepat diselesaikan.

2. Kondisi saat ini jelas.

Model Hoshin Kanri dapat dilihat sebagai peta jalan menuju keadaan ideal sebuah organisasi. Agar peta berguna, penting untuk memperjelas di mana Anda berada di peta. Dengan demikian, salah satu isu terpenting dalam model ini adalah bahwa tolok ukur kinerja organisasi saat ini ditetapkan dan indikator ditentukan untuk mengukur kemajuan menuju kesuksesan dan menuju keadaan ideal itu.

3. Bangun keterlibatan terpadu.

Tidak ada organisasi yang bekerja lebih baik daripada organisasi yang karyawannya berkomitmen pada tujuan. Tidak seperti model strategis lainnya, model Hoshin Kanri menjadi hidup di seluruh organisasi. Semua tujuan, sasaran, dan peningkatan setiap orang, area, atau tim diselaraskan dengan satu arah utara. Dengan cara ini, pekerja merasa lebih berkomitmen ketika mereka melihat bahwa pekerjaan mereka sangat penting dalam panorama global.

4. Menyederhanakan prioritas sumber daya.

Tanpa arah strategis yang jelas, menjadi sulit untuk memutuskan proyek mana yang layak untuk menginvestasikan sumber daya organisasi. Kadang-kadang, ketika utara tidak jelas, proyek-proyek tersebut kurang berdampak dan tidak menguntungkan organisasi. Dengan model Hoshin Kanri, para pemimpin di semua tingkatan tahu bagaimana memprioritaskan pekerjaan dan proyek yang akan mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

5. Para pemimpin mendapatkan wawasan kinerja yang berharga.

Karena indikator dan tolok ukur kinerja telah dimasukkan ke dalam model sejak awal, para pemimpin memiliki cara yang kuat untuk menentukan apakah kemajuan yang berhasil dicapai. Dengan demikian, mereka dapat dengan mudah mengidentifikasi kapan proses berhenti atau melambat dan dapat melakukan intervensi tepat waktu untuk memecahkan masalah dan menggunakan sumber daya tambahan sesuai kebutuhan.

Apa langkah-langkah untuk menerapkan Hoshin Kanri?

Setiap organisasi bebas untuk menerapkan model Hoshin Kanri dengan cara yang sesuai untuk mereka. Dengan kata lain, tidak ada satu cara untuk mengimplementasikannya, tetapi secara umum ada 7 langkah untuk menerapkan model perencanaan strategis yang melengkapi manfaat yang disebutkan di atas.

1. Tetapkan misi, visi, dan dokumentasikan status terkini

Misi, visi, dan nilai organisasi selaras dengan tujuan masa depan organisasi. KPI diidentifikasi dan benchmark diselesaikan.

2. Tentukan Tujuan yang Sangat Penting

Model Hoshin Kanri adalah tentang mencapai tujuan besar dan bermakna yang secara positif mengubah organisasi. Sasaran terobosan dapat berupa produk baru, pasar baru, atau model bisnis baru. Ini bisa memakan waktu antara 3 dan 5 tahun.

3. Tentukan tujuan tahunan

Apa yang membuat model Hoshin Kanri begitu efektif adalah bahwa tujuan jangka panjang yang besar dipecah menjadi tujuan yang lebih kecil dalam kerangka waktu yang lebih kecil, biasanya setiap tahun. Jadi, jika sebuah organisasi ingin mencapai perubahan drastis dalam lima tahun, misalnya, ia harus bertanya pada dirinya sendiri, apa yang harus kita capai di setiap akhir tahun agar setelah lima tahun kita mencapai tujuan yang diinginkan?

4. Tujuan berjenjang. Dari atas ke bawah.

Jika organisasi telah menganggarkan untuk mencapai tujuan tertentu pada akhir tahun, apa tugas masing-masing departemen, area atau tim untuk mencapainya? Dalam proses ini, komunikasi yang konstan antara tingkat operasional, taktis dan strategis harus diperhitungkan untuk menginformasikan penerapan strategi.

5. Jalankan tujuan tahunan

Untuk pelaksanaan tujuan, serangkaian teknik atau alat dapat digunakan untuk mencapainya. Perangkat lunak seperti Business Vision Suite, yang dikembangkan oleh Pensemos, dapat menjadi alat yang sangat berguna untuk menunjukkan dengan jelas kemajuan aktivitas dan proses sehari-hari di setiap area dalam suatu organisasi. Dengan demikian, pemimpin dapat tenggelam dalam segala kemajuan organisasinya.

6. lakukan ulasan bulanan

Hoshin Kanri bukanlah model yang dapat diimplementasikan dan dibiarkan bekerja dalam isolasi; itu tidak bekerja sendiri. Sebaliknya, itu membutuhkan banyak perhatian agar semuanya berjalan sinkron di setiap level. Dalam hal ini, tinjauan bulanan memastikan bahwa tidak ada yang lolos dan hasil tahunan tercapai.

7. Lakukan audit tahunan

Setiap 12 bulan evaluasi yang ketat harus dilakukan. Kepatuhan terhadap tujuan untuk tahun lalu ditinjau, kemajuan menuju tujuan akhir ditinjau, status baru saat ini dipertimbangkan, dan tujuan untuk tahun mendatang ditetapkan. Jika kemajuan menuju tujuan kemajuan tidak cukup, tujuan tersebut dievaluasi kembali dan tindakan korektif diambil.

Apa keuntungan menggunakan Hoshin Kanri?

Di antara keuntungan yang dapat dihasilkan dengan menerapkan Hoshin Kanri untuk menerapkan strategi Anda adalah sebagai berikut:

• Meningkatkan keselarasan organisasi kolaborator.
• Meningkatkan kepemilikan dan komitmen terhadap hasil.
• Fokus pada tindakan yang mengarah pada hasil, bukan hanya angka.
• Pengambilan keputusan dengan cara yang lebih sederhana dan lebih konsensual.
• Kesadaran luas akan pentingnya rencana strategis.
• Orientasi pemecahan masalah yang lebih besar.
• Peningkatan efektivitas dalam mengembangkan dan merekrut karyawan.

Apa kerugian menggunakan Hoshin Kanri?

Hoshin kanri, seperti banyak alat manajerial, adalah metode yang kuat dan berbahaya. Berikut adalah beberapa kelemahan yang mungkin Anda temui saat menerapkan strategi Anda menggunakan Hoshin Kanri:

• Bahaya terbesar adalah, seperti metodologi lainnya, untuk melaksanakan ritual metode tanpa memahami tujuannya, menurut ahli Hajime Ohba, ini setara dengan “membangun citra Buddha tanpa menempatkan roh di dalamnya”.
• Hoshin kanri hanya masuk akal jika tujuannya terpenuhi. Jika target meleset dengan selisih yang lebar, maka seluruh latihan tidak ada artinya dan kehilangan kredibilitas di mata orang-orang, menjadi perlombaan yang tidak berarti, di mana staf tahu mereka harus berpartisipasi, tetapi tidak repot-repot berkonsentrasi.
• Jika digunakan untuk tujuan selain Hoshin Kanri, dapat menonaktifkan tim manajemen dengan menciptakan lebih banyak frustrasi, demotivasi, dan pemutusan hubungan. Tidak dapat diabaikan bahwa menggunakannya tidak sepenuhnya kebal terhadap gejala sindrom perusahaan besar di mana: perusahaan lebih berfokus pada proses internal daripada preferensi pelanggan; direktur area memecahkan masalah internal mereka sendiri dengan mengorbankan rekan fungsional mereka; Para pemimpin senior memilih manajer menengah yang berusaha keras untuk mencegah orang-orang berpotensi besar mendapatkan kesempatan untuk bersinar; teknologi warisan diterima begitu saja dan warisan menghentikan akuisisi teknologi baru.

Catchball: Inovasi dalam Eksekusi Strategi dengan Hoshin Kanri

Dalam metode eksekusi strategis Hoshin Kanri, termasuk instrumen yang menurut kami adalah alat yang membantu inovasi dan pembangunan konsensus antara tingkat strategis, taktis dan operasional, proses ini disebut Catchball atau tangkap bola.

Nama itu berasal dari kecintaan banyak pemimpin bisnis Jepang dengan orang Amerika untuk bisbol. Pada dasarnya, manajer puncak menjalankan organisasi dengan melibatkan manajer menengah dan karyawan dalam permainan catchball. Aturannya adalah sebagai berikut.

Langkah pertama adalah “peluncuran” : seseorang meluncurkan ide untuk belajar, ini bisa terjadi di salah satu fase yang disebutkan di atas. Misalnya, selama fase mendefinisikan tujuan yang sangat penting, manajer puncak mengajukan tujuan peningkatan kualitas potensial untuk menguji penerimaan karyawan mereka.

Kemudian, misalnya selama fase penyebaran, pemimpin dapat meminta karyawan untuk menawarkan ide-ide mereka tentang bagaimana organisasi dapat mencapai salah satu tujuan yang ditentukan.

Setelah ide diluncurkan, setiap orang yang hadir harus “menangkapnya”, yaitu memahaminya dan “merefleksikannya”tentang dia. Ini tidak sesederhana kelihatannya. Mirip dengan bagaimana seorang anak belajar menggenggam bola dengan kuat dengan sarung tangan sebelum dia dapat melemparkannya kembali, sebagian besar manajer dan karyawan (dan bahkan eksekutif juga) harus berkonsentrasi untuk memikirkan ide sebelum mengungkapkan reaksi mereka.

Setelah ini, seseorang dengan saran untuk meningkatkan atau membangun ide asli (yang berbeda dari menawarkan ide yang sama sekali baru yang akan merusak yang asli) dapat membuat “nada” berikutnya, mengulangi ide asli, tetapi memperbaikinya. Kemudian, yang lain menangkap, merefleksikan, dan memasukkan perbaikan baru pada ide tersebut. Siklus tersebut berulang sampai ide tersebut dikembangkan sepenuhnya atau dibuang.

Seperti yang Anda lihat, model eksekusi strategi Hoshin Kanri sebenarnya bukanlah konsep yang kompleks, meskipun namanya terdengar sedikit mengintimidasi. Pendekatan Anda mungkin yang terbaik untuk mencapai tujuan jangka panjang yang mungkin hilang dalam upaya sehari-hari untuk menjaga proses tetap beroperasi. Pendekatan ini mengingatkan semua orang tentang gambaran besar dan memberi setiap orang cara konkret untuk berkontribusi pada transformasi organisasi.